Effektives Arbeiten im Büro
Effektives Arbeiten im Büro
Vor allem für die sogenannten Geistesarbeiter und die Vielen, die bürobasiert arbeiten, hat mit den Lockerungen der Anti-Corona-Maßnahmen wieder eine schrittweise Rückkehr in die Büros stattgefunden. Ein vollständiges Umschwenken auf Homeoffice-Modelle ist in den meisten Fällen nicht passiert. Vielleicht bietet die Rückkehr in den Kollegenkreis und an die alte Wirkungsstätte auch eine gute Möglichkeit, die eigene Effektivität im Job neu zu hinterfragen und zu bewerten.
Die permanente Erreichbarkeit, eine überwältigende Zahl an Aufgaben und unklare Prioritäten – das sind nur einige der Stressfaktoren, die sich uns im täglich Büroleben stellen. Auch das reine Abarbeiten von To-do-Listen kann – wenn es nie zu einer abgeschlossenen Erledigung aller Aufgaben führt – die Motivation erheblich mindern.
Die gute Nachricht ist, dass die „Zeitkiller“ und das Verschwenden von Ressourcen eine Art natürlichen Feind haben: ein optimales Arbeitsumfeld. Häufig genügen schon kleine, leicht umsetzbare Veränderungen, um effektives Arbeiten im Büro zu ermöglichen und so eine motivierende Arbeitsumgebung zu realisieren.
Im folgenden Text haben wir für Sie die fünf erfolgversprechendsten Tipps für ein effektiveres Arbeiten im Büro aufgelistet.
Unsere Jobs
Tipp für effektives Arbeiten #1 - Ein aufgeräumter Arbeitsplatz
Seien wir ehrlich – wer allzu häufig den Spruch verwendet „Nur das Genie beherrscht das Chaos.“, nutzt diese Floskel höchstwahrscheinlich als Ausrede für den eigenen chaotischen Arbeitsplatz.
Unordnung und fehlende Organisation kosten immer Zeit. Unser Gehirn ist nun einmal so konzipiert, dass es Informationen besser verarbeiten kann, wenn diese eine Struktur erkennen lassen. Abgesehen von dem kleinen Anteil der Genies und Menschen in hoch kreativen Berufen, helfen uns Struktur und Ordnung dabei, effektiv zu arbeiten.
Und der Aufwand, den ein regelmäßiges Aufräumen kostet, wird im Anschluss durch die Einsparung von wertvoller Arbeitszeit zumindest einmal ausgeglichen. Ganz zu schweigen vom Motivationsschub, den wir verspüren, wenn das Abarbeiten der anstehenden Aufgaben plötzlich möglich erscheint.
Konkret: Räumen Sie täglich alles von Ihrem Schreibtisch, was Sie nicht am Folgetag benötigen werden. Im Durchschnitt werden Sie dazu pro Tag nur wenige Minuten brauchen. Gewinnen werden Sie dabei hingegen jede Menge Zeit und Energie, die Sie zuvor auf das unnötige Suchen verwendet haben.
Tipp für effektives Arbeiten #2 - Multitasking vermeiden
Eines vorab: Multitasking ist ein Mythos. Zumindest in der Art, wie wir allgemein Multitasking verstehen. In zahlreichen Studien wurde mittlerweile belegt, dass unser Gehirn nicht mehrere Dinge gleichzeitig erledigen kann. Das gilt – viele mag das überraschen – auch für das weibliche Gehirn.
Das menschliche Gehirn kann zwar rasend schnell zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herspringen, aber das verursacht Stress, ist letztlich zeitaufwendiger und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Unser Tipp: Konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe. Nur wenn Ihre Aufmerksamkeit einer einzigen Sache gilt, sind Sie in der Lage, effektiv zu arbeiten. Ist die eine Sache erledigt, schreiten Sie zur nächsten Aufgabe.
Tipp für effektives Arbeiten #3 - Realistische Deadlines setzen
Stets nach Höherem zu streben ist eine ehrenwerte Eigenschaft. Aber unerreichbare Ziele bergen ein enormes Frustrationspotenzial. In Bezug auf die Deadlines Ihrer Projekte raten wir Ihnen daher, immer auch Raum zu lassen für mögliche Zwischenfälle.
Weder Ihnen, dem Auftraggeber noch Ihrem Arbeitgeber ist gedient, wenn Sie aufgrund von unrealistischen Zeitplänen im Chaos versinken.
Tipp für effektives Arbeiten #4 - Teamwork
Es gibt nichts Effektiveres als ein funktionierendes Team, das aus Menschen besteht, deren Fähigkeiten und Persönlichkeiten sich ideal ergänzen.
Wenn Sie zu denjenigen gehören, die am liebsten alles alleine bewältigen wollen, machen Sie sich klar, dass eine gute Zusammenarbeit nur Gewinner hervorbringen kann. Einzelne Aufgaben werden gerecht verteilt. Mehrere Aufgaben können im Team parallel erledigt werden. Und das Zusammenwirken mit Kolleg/innen bringt zudem neue Impulse.
Neue Impulse, die von Ihnen ausgehen können und solche, die Sie sich zunutze machen können.
Tipp für effektives Arbeiten #5 - Lernen, Nein zu sagen
In vielen Unternehmen lässt sich beobachten, wer meist die beliebtesten Kolleg/innen sind: Die “Arbeitstiere”, die regelmäßig auch Aufgaben anderer Mitarbeiter/innen erledigen. Sicher, jeder möchte von den Kolleg/innen gemocht und geschätzt werden. Dazu gehören auch gelegentliche Gefallen.
Probleme treten aber spätestens dann auf, wenn die eigene Arbeit unter der Mehrbelastung leidet. Zudem können die kleinen Gefälligkeiten schnell zur Gewohnheit oder sogar von anderen ausgenutzt werden.
Unser Tipp: Lernen Sie Nein zu sagen. Kolleg/innen, die Ihnen wohlgesonnen sind, werden Sie dann noch mehr respektieren. Menschen, die konsequent für sich selbst einstehen, wird in aller Regel eine höhere Anerkennung zuteil, als es bei Ja-Sagern der Fall ist.
Und den anderen, die Ihre Gutmütigkeit und Ihren Arbeitseifer ausgenutzt haben, kann es nicht schaden, wenn sie künftig wieder selbst ihr Pensum erledigen müssen.
FAZIT
Zwangsläufig ist die obige Liste unvollständig. Aber die allgemeine Aussage ist dennoch klar: Die Arbeitszeit im Büro sollte sinnvoll und effektiv genutzt sein.
Mit unseren fünf Tipps können Sie Ihren Arbeitsalltag jedenfalls effizienter gestalten. Sie können so auch Ihre Aufgaben schneller, einfacher und entspannter erledigen.
Und zu guter Letzt besteht die große Chance, (wieder) mehr Freude an der Arbeit zu entwickeln.